Las etiquetas de Gmail no son un CRM
La etiqueta responde «¿esto es de Acme?». Un CRM responde qué está en juego, cuánto vale y qué toca ahora. No es el mismo trabajo.
El CRM más popular en Gmail es un árbol de etiquetas: Clientes/Acme, luego Ventas/Negociación, y una estrella porque el jueves «ya lo miro». Parece orden. Es un archivador. Los archivadores no hacen previsión.
Un CRM es una foto de los tratos. Cada uno tiene etapa, cifra, una fecha que puedes fallar y una frase con la siguiente acción. Las etiquetas de Gmail no tienen campo para nada de eso. Nunca se diseñaron para eso. Por eso en marzo abres una hoja de cálculo y en abril ya no la tocas.
No voy a pedirte que borres las etiquetas. Úsalas: buscar a Acme es más rápido con un color. El punto es otro: etiquetar es taxonomía, vender pide un embudo.
Lo único que una etiqueta puede decirte
Una etiqueta es un sí o un no. El hilo la tiene o no. Anidar da la ilusión de carpeta: Ventas/Caliente parece una etapa. Gmail sigue tratándola como una marca. Nadie te impide dejar un trato cerrado en Caliente medio año. Nadie suma el dinero. Nadie pregunta qué prometiste enviar.
Varias etiquetas en el mismo hilo empeoran el cuadro. El mismo correo puede ser Cliente, T4, Esperando y Urgente. Así se archiva. No así se vende. El martes abres la bandeja y reconstruyes el trato a partir de los últimos tres mensajes.
Estrellas e Importante son más flacas todavía. Dicen «sentí algo cuando llegó». El humor no es una etapa.
Cinco cosas que una etiqueta no guarda
Si cierras por email, te haces siempre las mismas cinco preguntas. Las etiquetas no tienen sitio para ninguna.
- Valor. «Acme» no son 8.400 €. Los totales de columna piden un número. Una etiqueta no suma.
- Cierre previsto. Una fecha que puedes fallar es el sentido del campo. Una etiqueta llamada Septiembre es un chiste que no actualizarás el día 2.
- Siguiente paso. «Mandar el SOW revisado» es una frase. Una estrella amarilla no es una frase.
- Etapa como hecho. Arrastrar una tarjeta de Contactado a Negociación es una decisión. Cambiar la etiqueta es faena opcional, y la saltas justo cuando más necesitas la foto.
- Varios tratos con la misma empresa. Acme puede ser un retainer ya ganado y un proyecto nuevo en propuesta. Una etiqueta en dos hilos no te dice que son dos oportunidades. Un único hilo gigante es peor: la nueva oferta se entierra bajo las facturas del año pasado.
El nombre de la empresa, una nota privada y el enlace al hilo van en la tarjeta por la misma razón. Son del trato, no del mensaje.
El truco de las etiquetas anidadas (y por qué se rompe)
La gente avanzada prueba esto: Embudo/Lead, Embudo/Contactado, Embudo/Negociación, más una etiqueta por cliente. Un filtro pone el tag del cliente solo. Tú juras que moverás a mano la etiqueta de etapa.
A las tres semanas, el tablero que llevas en la cabeza y las etiquetas de los hilos ya no coinciden. Mover una etiqueta son dos clics y una búsqueda. Arrastrar una tarjeta es un gesto que ves. Lo visual es el producto: si no ves de un vistazo todos los tratos vivos, no tienes un CRM. Tienes una consulta de búsqueda.
Los filtros tampoco deciden qué es un trato. Etiquetar en automático todo lo de un dominio mete newsletters, facturas y «una cosita rápida» en Ventas. Dejas de fiarte de la carpeta. La confianza es el sistema.
La prueba de fuego: dos tratos, un cliente
Marta, de Vidal. Estás cerrando un taller de 950 € para octubre. En la misma semana pregunta por un retainer aparte para el T1. En Gmail suele ser un hilo, o dos hilos con las mismas etiquetas.
Un CRM necesita dos tarjetas: valores distintos, cierres distintos, siguientes pasos distintos. Las etiquetas los aplastan. Una hoja puede separarlos, pero entonces copias el remitente dos veces y ya no estás en Gmail. El diseño honesto es una tarjeta por conversación que no te puedes permitir perder, con campos que Gmail no va a inventar por ti.
Si nunca tienes más de una cosa viva por empresa, puedes fingirlo una temporada. La primera vez que un cliente compra dos veces, el archivador miente.
Un montaje que deja las etiquetas y añade embudo
No hace falta tumbar el árbol. Dos sistemas, dos oficios.
- Quédate las etiquetas de cliente para buscar. Úsalas como hasta ahora.
- Deja de usar etiquetas como etapas. Si existe
Ventas/Negociación, retira la costumbre; la etiqueta puede quedarse. - Pon cada trato vivo en un tablero de cinco columnas: Lead, Contactado, Negociación, Ganado, Perdido. Renombra después si hace falta.
- En cada tarjeta: empresa, valor (vacío es honesto), cierre previsto, siguiente paso en una línea, una nota si hay trampa («factura a nombre de la matriz»).
- Enlaza la tarjeta al hilo. El correo sigue siendo el registro. No pegues el hilo en las notas.
- Empieza la mañana en el tablero, no en No leídos. Mueve tarjetas. Luego contesta.
Al tablero solo van los hilos que tú eliges. No ingieras la bandeja. Una newsletter no es un trato. El robot que «crea contactos con cada remitente» es como se llena un CRM de ruido hasta que nadie lo abre. Tú ya sabes qué hilos dolerían perder.
Cómo se ve un martes que funciona
Abres Gmail. Al lado de la bandeja —o a un clic del hilo— ves columnas. En Negociación hay tres tarjetas y un total. Una fecha de cierre es esta semana. El siguiente paso de esa tarjeta es «mandar el SOW revisado». Haces eso antes de vaciar No leídos.
Esa foto es el trabajo. Las etiquetas no la dibujan. Salesforce sí, y debe, si tienes un equipo que vive ahí. Para una a diez personas que cierran en Gmail, el tablero tiene que estar donde ya está el correo.
KanbanMail es una extensión de Chrome gratuita (y un complemento de Gmail) que inyecta ese tablero en Gmail. Mandas un hilo a una columna. Guardamos el contacto, el enlace al hilo y los campos que escribes. No escaneamos la bandeja y no tiramos de Gmail en nuestro servidor. El método más amplio está en cómo usar Gmail como CRM. Si la duda son las columnas, cómo montar un embudo de ventas dentro de Gmail.
Preguntas frecuentes
¿Sirven las etiquetas de Gmail como CRM?
No. Una etiqueta dice que el hilo es de un cliente. No guarda el valor del trato, una fecha de cierre, el siguiente paso ni dos oportunidades vivas con la misma empresa.
¿Qué uso en lugar de etiquetas anidadas de ventas?
Un tablero con una tarjeta por trato, una etapa que arrastras y los campos que Gmail no enseña en una lista: valor, cierre, siguiente paso y notas. El hilo sigue siendo el historial.
¿Sigo etiquetando el correo comercial?
Sí, si te ayuda a buscar. Archivar y prever son trabajos distintos. Las etiquetas para encontrar; el embudo, en tarjetas.