Un CRM para Gmail que no lee tu buzón

Un CRM al lado de Gmail suena cómodo hasta que lees la pantalla de permisos. Muchas herramientas piden leer o modificar el correo para crear contactos, sugerir cajas y registrarlo todo. Puede ser un intercambio justo si quieres automatizar. Es un mal intercambio si solo querías columnas y un siguiente paso, y en la bandeja también está el correo de la familia, secretos de cliente y el restablecimiento del banco.

KanbanMail es una extensión de Chrome gratuita y un complemento de Gmail que pone un tablero Kanban dentro de Gmail. El modelo de privacidad es el producto: no rastreamos tu bandeja, no pedimos gmail.modify y no leemos el buzón desde nuestros servidores. Tú eliges los correos que se vuelven tratos. El detalle legal está en la política de privacidad.

Qué quiere decir aquí «primero la privacidad»

No significa que no guardemos nada. Un tablero que sincroniza entre dispositivos tiene que guardar algo. Significa que lo normal es optar por cada hilo, no ingerir y luego filtrar.

Cuando conectas Google, pedimos el perfil básico — correo y nombre — para colgar el tablero de ti y saludarte. Eso es OAuth de identidad, no una sesión de la API de Gmail en el servidor. Guardamos un token de sesión nuestro. No nos quedamos un token de Google para rastrear el correo más tarde.

Cuando añades una tarjeta, la extensión o el complemento nos mandan el contacto y los metadatos del hilo que has adjuntado a propósito: remitente, asunto, un recorte, un id de hilo, más los campos de CRM que escribes (empresa, valor, siguiente paso, notas, fecha de cierre). No guardamos el cuerpo entero del correo. La tarjeta es un puntero a Gmail, no una copia de la conversación.

Lo que no hacemos

• No rastreamos la bandeja para crear oportunidades solas.
• No pedimos gmail.modify. No etiquetamos, archivamos ni enviamos correo en tu nombre desde nuestros servidores.
• No llamamos a la API de Gmail en el servidor para leer el buzón.
• No vendemos, alquilamos ni compartimos tu tablero con anunciantes.
• No necesitamos «entrenar un modelo con tu correo». No hay un volcado de buzón con el que entrenar.

El complemento de Gmail puede ver el mensaje que tienes abierto — así funciona un panel lateral — para mover el trato sin salir del hilo. No es una licencia para listar el resto de conversaciones de la cuenta. El tablero de la extensión de Chrome se llena con los hilos que le mandas.

Por qué rechazamos la magia de todo el buzón

La detección automática suena amable. En la práctica crea tarjetas basura, contactos falsos y un permiso difícil de deshacer. También te entrena a dejar de pensar. El sentido de un CRM pequeño es que tú sabes qué correos son tratos. La bandeja de un autónomo no es una base de leads. Es una vida.

Saltar gmail.modify es la misma idea. Ese alcance dejaría a una app archivar y alterar el correo. No lo necesitamos para dibujar columnas. Si el bucle de un producto es «organizamos Gmail por ti», lo pedirán. El nuestro es «tú pones un hilo en una tarjeta». Otro bucle, una petición más pequeña.

Hay un precio: no te archivaremos la bandeja solos, no sincronizaremos cada enviado en una línea de tiempo y no prometemos una IA que lo haya leído todo. Si eso es lo que quieres, hay otros CRM para Gmail. Elígelos con los ojos abiertos.

Lo que sí compartes, a propósito

Privacidad primero no es «no sale nada del navegador». Si escribes una nota que dice que el trato son 40.000 €, esa nota se guarda con la tarjeta para que el tablero cargue mañana. Si eso te parece inaceptable, no lo pongas en ningún CRM en la nube — incluido el nuestro. Déjalo en un documento local.

Lo mismo para nombres de empresa y correos de personas que añades como contacto en la tarjeta. Son datos de cliente que elegiste archivar. Trata KanbanMail como una base delgada de los tratos a los que te apuntaste, no como Gmail mismo. La política de privacidad lista el responsable, qué conservamos y cómo pedir el borrado.

Revocar el acceso de Google siempre es tuyo: la página de permisos de la cuenta de Google. Eso corta nuevos inicios de sesión. No vacía nuestra base hasta que nos pides borrar la cuenta; son interruptores distintos. Preferimos que lo sepas a esconderlo detrás de un eslogan.

Cómo se compara con la categoría «CRM para Gmail»

Las herramientas que vuelcan cada correo en HubSpot o Salesforce necesitan acceso al buzón. Ese es el producto. Las que envían más tarde o rastrean aperturas, también. Un Kanban de hilos elegidos, no. Mezclar esos oficios en una sola pantalla de permisos es por qué la gente busca un CRM de Gmail más ligero y acaba concediendo un alcance pesado.

Seamos justos con el otro lado: si quieres combinar correspondencia sobre una lista, o cajas compartidas, o registro automático, un tablero mínimo de privacidad se quedará corto. No nos instales como protesta y luego pidas secuencias. Elige el modelo de confianza que encaje con el trabajo.

Para un mapa de esos oficios, cómo usar Gmail como CRM. Para instalar el tablero sin un permiso de buzón, la guía de Chrome. El campo que más nos importa en la tarjeta sigue siendo un siguiente paso escrito — no una copia oculta del hilo.

Una comprobación práctica antes de instalar nada

1. Lee la pantalla de OAuth. Si pide leer o modificar Gmail y tú solo querías un tablero, para.
2. Pregunta si el servidor del proveedor necesita un token permanente de Gmail. Si sí, estás en tierra de sincronizar buzones.
3. Pregunta quién decide qué es un trato. Si la respuesta es «nuestro escáner», es otro producto que «tú pulsas».
4. Pon primero una tarjeta de prueba con un hilo que no sea sensible. Mira qué aparece en la tarjeta. Luego decide.

Montamos KanbanMail para quien ya sabe la respuesta al (3): ellos. El escáner son ellos. Es menos magia. También es menos correo tuyo en el índice de otro.

Si ese es el intercambio que querías, instala la extensión y manda un hilo a una columna. Si no — si necesitas ingerir el buzón para sentir que el CRM «funciona» — serás más feliz con una herramienta más pesada, y deberías concedérselo a propósito, no por accidente.