Etapas de un embudo que funcionan en Gmail

Las etapas del embudo fallan en Gmail por la misma razón que fallan en Salesforce: describen una empresa que no tienes. «SQL», «Discovery», «Propuesta enviada», «Sí verbal», «Compras», «Cerrado ganado pendiente de papeleo» es un juego para un equipo con un manager que inspecciona el funnel. Para una a diez personas que cierran por correo, ese tablero se vuelve decoración. Todas las tarjetas se quedan en el medio. Dejas de arrastrar.

Las etapas que funcionan son hechos que puedes defender con el hilo. ¿Hemos hablado de verdad? ¿Hay un número sobre la mesa? ¿Dijeron que sí por escrito? ¿Ya no les debemos atención? KanbanMail sale con cinco columnas que encajan con esas preguntas: Lead, Contactado, Negociación, Ganado, Perdido. Este texto es cómo usarlas sin mentirte.

Puedes renombrar todo. Las agencias corren Brief → En curso → Revisión → Hecho con la misma mecánica. Los defaults son para quien vende.

Lead

Escribieron, o te los presentaron, y todavía no ha habido un intercambio de verdad. Curiosidad, un formulario, un amigo que dice «tenéis que hablar». El siguiente paso suele ser la primera respuesta o la primera llamada, no una oferta.

Si Lead está vacío y Contactado rebosa, te estás saltando la columna. Pasa. Lead existe para que el inbound que aún no has calificado no se siente al lado de una cotización viva. Si solo pones tarjeta cuando ya has contestado, tu primera columna puede ser Contactado. No mantengas un Lead fantasma para parecerte a un tutorial.

No aparques newsletters aquí. Si no es un trato que te dolería perder, no es un Lead.

Contactado

La pelota se ha movido. Has contestado con algo humano, habéis quedado o has mandado un primer esquema. Todavía no hay un precio, un paquete o un plazo que cualquiera de los dos reconocería como el trato.

Esta es la columna peligrosa. Acumula primeras respuestas educadas y se muere. Regla: toda tarjeta en Contactado tiene un siguiente paso con verbo. Si pasan catorce días sin un siguiente paso honesto, a Perdido o de vuelta a Lead. Contactado no es «existen en mi Gmail».

El valor puede quedarse vacío. Un 5.000 € inventado en Contactado hace rico el tablero y el mes parece seguro. Vacío es adulto.

Negociación

Hay un número, un alcance o una fecha sobre la mesa — en el hilo, no en tus esperanzas. Esta es la columna que miras. Aquí el cierre previsto es obligatorio, aunque lo falles. El siguiente paso es obligatorio. Las notas son para la trampa: quién firma, quién paga, qué te pidieron no poner en el PDF.

Pasa desde Contactado cuando sale la oferta o las opciones, o cuando nombran un presupuesto. No pases porque la llamada «fue bien». El calor verbal sigue siendo Contactado.

Si un trato se queda en Negociación mientras esperas a legal o a un pedido de la matriz, o bien añades una columna que de verdad vas a usar (Esperando legal) o lo dejas aquí con un siguiente paso que nombra la espera. No inventes una columna de «calentura». El humor no es una etapa.

Ganado

Dijeron que sí por escrito. Factura, kickoff y entrega son otra lista. El trabajo del embudo de ventas ha terminado. Dejar tratos ganados en Negociación porque «falta mandar el contrato» esconde el sí e infla el total vivo.

Quédate Ganado en el mismo tablero para ver qué se cerró este mes. Si la columna se alarga, archiva victorias viejas con calendario, o abre otro tablero para entrega. No borres historia a ciegas; en enero querrás la lista del trimestre pasado.

Perdido

Dijeron que no, se callaron más allá de tu regla, o nunca encajaron. Perdido es sano. Es como recuperas las mañanas. Un tablero sin Perdido es un tablero de negación.

Escribe una línea cuando arrastres: «se lo hacen dentro», «sin respuesta después de dos empujones», «el presupuesto era teatro». El tú del futuro te lo agradecerá. No hace falta un desplegable de doce motivos. Hace falta una frase.

Resucitar está permitido. Hilo nuevo, energía nueva, tarjeta nueva o la misma arrastrada otra vez a Lead. No dejes zombis en Negociación porque el logo impresiona.

Las reglas de movimiento, en un sitio

• Lead → Contactado cuando mandas una respuesta que no es plantilla o quedáis.
• Contactado → Negociación cuando hay precio, paquete o plazo en el hilo.
• Negociación → Ganado solo tras un sí por escrito.
• Cualquier cosa sin siguiente paso durante 14 días → Perdido, o Lead si reconoces que nunca fue real.

Escribe las reglas en una nota del tablero si lo compartes. Sin reglas, arrastrar es decoración. El tablero debería llevarte la contraria.

Cuándo añadir o renombrar columnas

Añade una columna cuando un trato se quede una y otra vez entre dos etapas. Extras habituales si vendes en Gmail:

• Propuesta enviada — las ofertas se alargan y necesitas verlas juntas.
• Esperando legal / compras — una segunda bandeja que no controlas.
• En pausa — pidieron el T2; te niegas a fingir que es Negociación.

No añadas Caliente, Tibio, Quizá. No copies un diagrama B2B de siete etapas de un blog. KanbanMail deja crear, renombrar, reordenar y borrar columnas porque tiene que ganar tu proceso. Empieza una semana con los cinco defaults antes de «personalizar». Casi toda personalización es ansiedad.

Cómo un hilo se vuelve tarjeta: convertir un hilo de Gmail en una oportunidad en un clic. Por qué las etiquetas no son estas etapas: las etiquetas de Gmail no son un CRM. El método largo: cómo montar un embudo de ventas dentro de Gmail.

KanbanMail es una extensión de Chrome gratuita y un complemento de Gmail. Eliges los emails. La tarjeta lleva empresa, valor, cierre, siguiente paso y notas. Sin barrido de bandeja. Sin API de Gmail en el servidor leyéndote el correo. Las etapas de arriba son los defaults que cambias en un minuto.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son las etapas por defecto de KanbanMail?

Lead, Contactado, Negociación, Ganado y Perdido. Empieza ahí. Añade o renombra una columna solo cuando los tratos se queden una y otra vez entre dos etapas que ya existen.

¿Cuándo paso un trato de Gmail a Negociación?

Cuando hay un precio, un paquete, un alcance o un plazo de verdad en el hilo. Una buena llamada no es Negociación. Un número sobre la mesa sí.

¿Ganado y Perdido van en el mismo tablero?

Sí. Ganado te dice qué se cerró. Perdido libera atención. Esconder Perdido en un filtro te hace acumular zombis en Negociación. Arrastra a Perdido cuando el siguiente paso ya no es honesto.